學籍檔案一般在就讀的學校或戶籍所在地的人事局。一般情況下仍在讀書的學生和畢業後申請瞭暫緩就業的學生學籍檔案會由畢業院校暫時保管,如果是畢業後已經就業或畢業後暫緩就業超過兩年的,學籍檔案一般會調回戶籍所在地的人事局。

部分定向培養或在畢業時簽訂瞭三方協議的學生,其學籍檔案可能會在畢業時就業的單位或單位所在城市的人事局。
如果在人事局、人才交流中心、畢業院校、首傢就業單位都找不到學籍檔案,那麼學籍檔案則有可能是在保管或移交的過程中遺失瞭,需要進行補辦並重新建立檔案。
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