一般是用水筆或者鋼筆,不建議使用圓珠筆。前發公文是機關領導人行使領導權的一項重要工作,應對公文內容進行嚴肅的研究和審定,對文字、格式等需進行必要斟酌和修改以確保公文質量。

機關領導在簽發公文時,必須確認是自己職權范圍內的有關公文才行,不可以越級簽發公文,要有謹慎性。
簽發人在簽發文件時,必須對文件的內容和文字進行嚴格的審閱和修改,對其簽署的公文內容和文字的準確性負完全責任。
文件經簽發人同意後,簽發人應在送出簽發文件的文件稿紙上寫明“發”、“印發”、“急發”等字樣,然後簽署全名,寫明日期。
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