告知一般分為是書面告知或者是口頭告知。口頭告知通常隻需當面通知被告知人即可,口頭告可以通過電話,郵箱等方式作出。書面告知一般是通過告知函的方式來作出,一般司法,行政機關對行為人作出的告知往往是書面告知,單位的事任免也采用書面告知。

一般而言,告知這個詞語一般用的是在比較正規的場合,需簡潔明瞭,內容容易理解。
當草擬告知函時,應開門見山,直奔主題。要使用平和、禮貌、誠懇的語言來進行擬寫告知函。
告知函的標題通常由發文機關,事由,文種構成。告知函采用書面形式,可以手寫亦可打印。
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